La differenza tra backup e archiviazione delle email

Una delle domande più frequenti nel mondo della gestione delle email è proprio questa: “Che differenza c’è tra il backup e l’archiviazione della posta elettronica?“.

È un errore comune confondere i due termini, in particolare dal momento che molti professionisti li usano in maniera intercambiabile.

Sgombriamo subito il campo dagli equivoci: fare un backup non è la stessa cosa che fare archiviazione.

In questo articolo vedremo quali sono le differenze tra le due attività e quali sono i rispettivi campi di applicazione più appropriati.

Servizio di Backup della posta elettronica aziendale

Il backup è pensato per creare una (o più) “fotografie” della situazione in un preciso istante di tempo (ad esempio il salvataggio dell’archivio di posta dell’organizzazione a oggi).

Di queste fotografie se ne possono tenere una o più; ad esempio una al giorno per gli ultimi 5 giorni lavorativi. La retention descrive il numero di backup che vengono conservati e la sua disposizione nel tempo (ad esempio un backup al mese per 3 mesi).

Il backup viene creato per recuperare messaggi cancellati erroneamente o per ripristinare la situazione in caso di problemi software al server email o in caso di qualsiasi altro guasto che possa aver compromesso la situazione.

Il backup per essere tale deve essere facilmente ripristinabile e conserva tutte le informazioni necessarie: la posizione del messaggio nella struttura a cartelle e tutti i suoi metadati (data, ora, mittente, soggetto, ecc.).

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Servizio di Archiviazione delle email aziendali

L’archiviazione è un processo mirato alla memorizzazione a lungo termine (e possibilmente in sola lettura) dell’archivio completo della posta.

L’archiviazione viene fatta normalmente NON per un ripristino in caso di problemi ma per la conservazione dei dati al di là del comportamento dei singoli utenti.

Se ad esempio un utente riceve una offerta e la cancella, nell’archivio questa offerta rimarrà presente e l’organizzazione, se necessario, potrà recuperare questo dato ed utilizzarlo.

L’archiviazione richiede uno spazio di dati maggiore (soprattutto in caso di blocco della cancellazione) e spesso offre utili funzionalità aggiuntive, come indicizzazione full text e ricerca rapida.

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